Nakládání s osobními údaji GDPR

INFORMAČNÍ POVINNOSTI SPRÁVCŮ VŮČI DOTČENÝM SUBJEKTŮM ÚDAJŮ

Cílem této informace je plnit předepsané informační povinnosti správce vůči subjektům údajů, jejichž osobní údaje (dále jen jako OÚ) správce zpracovává a to OÚ žáků a zaměstnanců školy dle GDPR pro Vyšší odborná škola, Střední průmyslová škola a Střední odborná škola služeb a cestovního ruchu, Varnsdorf, Bratislavská 2166, příspěvková organizace, IČO: 18383874 (Informace a Škola), je poskytnout Informaci o tom, jaké osobní údaje Škola (jako správce) zpracovává o fyzických osobách při poskytování středního vzdělávání a výchovy, školského poradenství, právního jednání, práv a povinnosti fyzických a právnických osob, samosprávě, pracovněprávních vztahů a kontaktech s třetími osobami, k jakým účelům a jak dlouho Škola tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává, komu a z jakého důvodu je může předat, a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.

Tato Informace je účinná od 25. 5. 2018 a je vydána v souladu s nařízením Evropské Unie číslo 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (Nařízení nebo GDPR) za účelem zajištění informační povinnosti Školy jako správce dle článku 13 GDPR.

I. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je Škola schopná identifikovat. V souvislosti s poskytování středního vzdělávání a výchovy, školského poradenství, právního jednání a samosprávě, může ze Školy dojít ke zpracování následujících kategorií osobních údajů.

A. Základní osobní identifikační údaje a adresní údaje

Takové údaje jsou nutné pro zajištění středního vzdělávání a výchovy. Jedná se zejména o:

jméno a příjmení
datum narození
rodné číslo
adresa trvalého pobytu
identifikační údaje na zákonného zástupce

B. Kontaktní údaje

kontaktní telefonní číslo
kontaktní e-mail
kontaktní telefon

C. Údaje z komunikace mezi Školou a žákem (jeho zákonným zástupcem), zaměstnancem

Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním poskytování středního vzdělávání a výchovy, školského poradenství, právního jednání a samosprávě mezi Školou a žákem (jeho zákonným zástupcem), zaměstnancem a třetí osobou. Jedná se o zápisy osobní komunikace s žákem (jeho zákonným zástupcem), zaměstnancem a třetí osobou v prostorách školy nebo jiném přímém kontaktu s nimi, písemnou a elektronickou komunikaci, chatové a video chatové komunikace mezi žákem (jeho zákonným zástupcem), zaměstnancem a třetí osobou a Školou.

D. Kamerové záznamy z prostor Školy

Škola umísťuje do prostor Školy kamery z důvodu ochrany oprávněných zájmů Školy. Prostory, kde jsou kamery umístěny, jsou vždy označeny upozorněním.

E. Údaje zpracované na základě souhlasu žáka (jeho zákonného zástupce), zaměstnance a třetí osoby

Zpracování těchto údajů není nezbytně nutné k plnění zákonných povinností, smluv nebo ochranu oprávněných zájmů Školy, ale jejich zpracování umožní Škole zlepšovat vzdělávací a výchovný proces, zaměřit se na to, co žáky (jejich zákonné zástupce), zaměstnance a třetí osoby opravdu zajímá, a případně žáky (jejich zákonné zástupce), zaměstnance a třetí osoby informovat o nabídkách na zlepšení vzdělávacího a výchovného procesu, které jsou pro ně vhodné. Tyto údaje jsou zpracovány jen v případě udělení souhlasu a mohou být zpracovány po dobu platnosti tohoto souhlasu. Jedná se zejména o:

údaje získané ke školským průzkumům
údaje o zlepšování vzdělávacího a výchovného procesu na Škole
kontaktní údaje v případě, že se nejedná o žáky (jejich zákonné zástupce) a zaměstnance Školy.

II. Účely, právní důvody a doby zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu Školy nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

A. Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů Školy

Poskytnutí osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností Školy a ochranu oprávněných zájmů Školy je povinné. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům by nebylo možné vzdělávací a výchovný proces zajistit. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely nepotřebuje Škola souhlas. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

zajišťování provozu Školy a vzdělávacího a výchovného procesu (plnění ze zákona)
vyúčtování za případné služby (plnění smlouvy)
plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností)
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných povinností)
provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách Školy pro účely prevence vzniku škod (oprávněný zájem)
vymáhání pohledávek za žáka, zaměstnance a třetí osoby (oprávněný zájem)
evidence dlužníků (oprávněný zájem)

Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.

V případě jednání mezi Školou a potenciálním zaměstnancem o uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením pracovní smlouvy nebo dohod, je Škola oprávněna zpracovávat poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od příslušného jednání.

Faktury vystavené Školou jsou v souladu s § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne ukončení smlouvy archivovány i smlouvy s fyzickými nebo právnickými osobami.

Kamerové záznamy ze značkových prodejen a z prostor Školy a okolí budov Školy jsou zpracovávány maximálně po dobu 90 dnů ode dne pořízení kamerového záznamu.

B. Zpracovávání údajů subjektů údajů, které udělily souhlas se školským a marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu

U subjektů, které udělily souhlas se školským a marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává Škola s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely školského a marketingového oslovení s průzkumem prováděné Školou.

III. Kategorie příjemců osobních údajů

Škola při plnění svých závazků a povinností ze smluv a samosprávy využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Školy, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od zástupců Školy a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo jiná zastoupení. Každý takový subjekt Škola pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem jak na území České republiky. Škola v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou.

IV. Způsob zpracování osobních údajů

Škola zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně. Škola vede evidenci veškerých činností, a to jak ručních tak automatizovaných, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

V. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů platných od 25. 5. 2018

Dle nařízení bude mít subjekt údajů od 25. 5. 2018 v případě, že bude pro Školu identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže Škole svoji totožnost, následující práva:

A. Právo na přístup k osobním údajům

Podle článku 15 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat od Školy:

potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních údajů.

V případě opakované žádosti bude Škola oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit písemně na adresu sídla Školy.

Právo na kopii osobních údajů bude možné uplatnit na sekretariátu ředitele Školy, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

B. Právo na opravu nepřesných údajů

Podle článku 16 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Škola zpracovávat. Žák (jeho zákonný zástupce) a zaměstnanec, má rovněž povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen Škole poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které o něm Škola zpracovává, nejsou přesné. Opravu Škola provede bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit na sekretariátu Školy, za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

C. Právo na výmaz

Podle článku 17 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Škola neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Škola má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro nějž byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může se na nás obrátit písemně na adresu Školy.

D. Právo na omezení zpracování

Podle článku 18 Nařízení bude mít subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování, a to písemně na adresu sídla Školy.

E. Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování

Podle článku 19 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na oznámení ze strany Školy v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, bude Škola informovat jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo to vyžaduje nepřiměřené úsilí. Na základě žádosti subjekt údajů může Škola poskytnout informaci o těchto příjemcích.

F. Právo na přenositelnost osobních údajů

Podle článku 20 Nařízení bude mít subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat Školu o předání těchto údajů jinému správci.

Pokud nám v souvislosti se smluvní povinností nebo na základě souhlasu poskytne subjekt údajů osobní údaje a jejich zpracování se provádí automatizovaně, má právo od nás získat takové údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i Vámi určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit na sekretariátu Školy po doložení oprávněnosti požadavku.

G. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

Podle článku 21 Nařízení bude mít subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Školy.

V případě, že Škola neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, Škola zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na adresu sídla Školy.

H. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů pro výchovné a vzdělávací účely účinný od 25. 5. 2018 je možné kdykoliv po tomto datu odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle, a to na sekretariátu Školy.

Souhlas se školským a marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat na sekretariátu Školy.

CH. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

VI. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Od 31. 5. 2018 je k dispozici tento kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu nařízení: p. Jiří Mareš (MOPRO CS s.r.o.) pověřenec pro ochranu osobních údajů, e-mail: gdpr@skolavdf.cz.